消防器材公司如何保持持續(xù)領(lǐng)先的銷售金額?面對消防器材的原材料價、消防器材行業(yè)利潤率持續(xù)下滑，如何有效保障消防器材項(xiàng)目利潤、通過加速結(jié)算實(shí)現(xiàn)快周轉(zhuǎn)，這將是消防器材公司尤其是成本部門、造價部門提出的新挑戰(zhàn)!

　　在這個大背景下消防器材應(yīng)該開始探索通過與消防器材材料供應(yīng)商高效協(xié)同，來提高消防器材成本管理的精準(zhǔn)性及可控度，有效保障消防器材利潤及開發(fā)進(jìn)度，以達(dá)成“快開發(fā)、高盈利、快結(jié)算”。

　　1、動態(tài)成本的“煩惱曲線”

　　你有沒有?

　　說到成本部門的新挑戰(zhàn)與新要求，可以從消防器材行業(yè)成本人員的心頭痛說起——就是動態(tài)成本管理，尤其是那條“煩惱曲線”。

　　為什么“煩惱”呢?

　　一方面，消防器材公司對消防工程項(xiàng)目會下達(dá)各種考核指標(biāo)，如動態(tài)成本變更率等，導(dǎo)致在消防工程項(xiàng)目過程中經(jīng)常出現(xiàn)大量有意或無意的壓單。特別是在趕消防器材工程施工進(jìn)度、消防器材銷售節(jié)奏時，往往對簽證變更等扯皮不清的部分采取“擱置爭議、施工先行”的方式，導(dǎo)致壓單情況更為明顯，消防器材行業(yè)對此戲稱為“動態(tài)成本不動”。

　　另一方面，一旦進(jìn)入消防工程竣工結(jié)算階段，大量簽證變更的成本補(bǔ)錄，當(dāng)即暴露出非常嚴(yán)重的成本超支，這種情況在消防器材業(yè)內(nèi)屢見不鮮，對于消防器材公司來說這更是隱患。

　　2、簽證變更在線化

　　消防器材業(yè)務(wù)實(shí)時監(jiān)控，讓動態(tài)成本“動”起來

　　為了讓“動態(tài)成本”真正“動起來”，消防器材公司可以選擇以簽證變更作為前期重點(diǎn)發(fā)力和優(yōu)化的環(huán)節(jié)，重新梳理了成本系統(tǒng)中的簽證變更業(yè)務(wù)，將原先的線下紙質(zhì)處理切換為線上電子提交及實(shí)時錄入模式。

　　以往，消防器材公司的簽證變更多是線下補(bǔ)錄，基本屬于事后作業(yè)，很容易出現(xiàn)遲錄、漏錄，這就導(dǎo)致消防器材公司管理層看到的都是事后資料，無法對其線下審批時資料的真實(shí)性和完整性進(jìn)行監(jiān)控。

　　最終，一到結(jié)算階段就會大量涌現(xiàn)前期不清楚的業(yè)務(wù)單據(jù)，這不僅會造成成本突然的增高，還大大拖慢了結(jié)算的進(jìn)度。

　　現(xiàn)在，消防器材公司可以對簽證變更的流程進(jìn)行創(chuàng)新，將這個業(yè)務(wù)搬到了消防工程協(xié)同平臺上。

　　首先，簽證變更的事前申報(bào)從消防工程師發(fā)起變?yōu)橄榔鞑墓咀灾靼l(fā)起。

　　施工方在消防工程協(xié)同平臺發(fā)起變更/簽證申請，由消防器材公司的現(xiàn)場消防工程師線上對該業(yè)務(wù)是否能做進(jìn)行審批，審批通過的預(yù)估金額會進(jìn)入動態(tài)成本，此時動態(tài)成本就會變得實(shí)時。

　　施工方事前發(fā)起申報(bào)的同時，填寫具體變更的內(nèi)容，包括變更的名稱、類型、原因、消防工程項(xiàng)目現(xiàn)場的圖片，另外像簽證變更涉及到消防工程量的清單，若在事前審批時已涉及并可評估出，也可一并錄入，如果消防工程量清單比較多，可通過PC端導(dǎo)入Excel表。

　　確認(rèn)審批通過以后，會給施工單位發(fā)一個指令單或消防工程聯(lián)系單讓其施工，施工完以后進(jìn)行確認(rèn)。

▲簽證變更業(yè)務(wù)在線化
 

　　移動簽證主要使用者為甲方、監(jiān)理、乙方三方，系統(tǒng)支持工地現(xiàn)場三方的自主發(fā)起，施工方從被動轉(zhuǎn)為主動，可實(shí)時根據(jù)現(xiàn)場情況發(fā)起簽證業(yè)務(wù)，確保了流程的及時與準(zhǔn)確，填寫上報(bào)需要的消防工程清單、消防圖紙、照片。

　　在消防工程協(xié)同平臺完成項(xiàng)目現(xiàn)場審批后，簽發(fā)至消防器材公司內(nèi)部ERP管理系統(tǒng)，成本人員會對相應(yīng)的牽扯面和成本進(jìn)行分?jǐn)偅驗(yàn)橛锌赡芤粋€簽證涉及到多個環(huán)節(jié)的成本變化，分?jǐn)偼暌院笞邇?nèi)部審批，自動生成消防工程指令單。

　　由施工方發(fā)起，不僅加大了施工方的主動權(quán)，保障簽證變更及時進(jìn)入系統(tǒng)，更大大降低了甲方人員的工作量!

　　消防器材公司內(nèi)部審批通過之后，系統(tǒng)會實(shí)時推送審批結(jié)果給施工單位和現(xiàn)場消防工程師，方便其及時進(jìn)場施工。施工完以后，由乙方單位去填完工確認(rèn)單，包括實(shí)際的完工量和完工內(nèi)容，然后在系統(tǒng)中發(fā)起審批。消防器材公司可以要求完工后15個工作日內(nèi)，必須在系統(tǒng)內(nèi)申報(bào)當(dāng)月完工情況，過時則不認(rèn)工程量。

　　完工后確認(rèn)沒有問題，再點(diǎn)擊簽發(fā)，進(jìn)入到ERP審批。這個金額可能和當(dāng)時申報(bào)的金額不一致，所以可對成本再做一次確認(rèn)，再走一次審批流程，審批之后生效，這個簽證變更就完成了。從而，在工地現(xiàn)場即可進(jìn)入到完工審批流程，三方參與進(jìn)來，反映動態(tài)成本和變更的這部分?jǐn)?shù)據(jù)最及時的，還完成了線上留檔。

　　此前，甲方收到乙方的單子后要每一份進(jìn)行簽名確認(rèn)，再一份份地錄入?，F(xiàn)在可以做到一個月集中批量把所有確認(rèn)生效的簽證單都打印出來蓋章，直接提供即可。同時，審批通過了會通過手機(jī)發(fā)消息通知，比如什么時間完成到什么程度、走什么審批等，透明可知。

　　3、甲乙方扯皮“雙輸”?

　　造價管理如何找到共同語言拒絕互相傷害

　　讓動態(tài)成本“動”起來，還只是消防器材公司創(chuàng)新使用的工程協(xié)同平臺中的簽證變更功能，實(shí)際上，工程協(xié)同平臺還可解決消防器材公司其他諸多痛點(diǎn)。

　　很重要的一個問題就是結(jié)算的扯皮，甚至結(jié)算金額遠(yuǎn)遠(yuǎn)的大于合同金額，這個在就是合同執(zhí)行過程中沒有對變更管控好。比如單據(jù)造假難以核實(shí)、資料遺失、過程無監(jiān)控、責(zé)任人離職等，導(dǎo)致結(jié)算扯皮互相傷害等。
 

　　如何避免上述種種“傷害”?

　　消防器材公司的工程協(xié)同平臺，其使用者主要是消防器材項(xiàng)目管理部以及施工單位，包括項(xiàng)目部的項(xiàng)目經(jīng)理、消防工程部經(jīng)理、監(jiān)理消防工程師和現(xiàn)場消防工程師;乙方協(xié)同則包括合同的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場消防工程師、財(cái)務(wù)人員等，即圍繞合同進(jìn)行一個全生命周期的協(xié)同，逐步從線下搬到線上，提升效率。

　　首先，線上實(shí)時錄入，時間自動存檔留痕。

　　以前，消防工程項(xiàng)目現(xiàn)場的簽證單、錢款單、消防工程量清單以及現(xiàn)場圖紙、照片全部都是紙質(zhì)的，一旦涉及到時候補(bǔ)錄，就很容易出現(xiàn)業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)兩張皮的情況，并且時間、內(nèi)容都可以任意修改。

　　而通過移動工程協(xié)同平臺與內(nèi)部系統(tǒng)做無縫化對接，則不需要紙質(zhì)、線上各走一遍，甲乙雙方的消防工程師就能把業(yè)務(wù)從線下搬到線上。

　　與此同時，為了確保消防器材公司、區(qū)域能實(shí)時監(jiān)控到項(xiàng)目最準(zhǔn)確及時的情況，制定業(yè)務(wù)發(fā)起考核時間，并且系統(tǒng)發(fā)起時間無法修改，哪些消防工程項(xiàng)目經(jīng)常存在延時發(fā)起的情況，在審批過程中就一覽無遺，確保了業(yè)務(wù)發(fā)起的及時。
 

　　第二，打破內(nèi)外部信息鴻溝，大家好才是真的好。

　　在抓好公司內(nèi)部成本管理的同時，消防器材公司也要看重外部服務(wù)的質(zhì)量，移動消防工程協(xié)同平臺提供的各類待辦事宜及事項(xiàng)通知的智能提醒。

　　對于甲方或監(jiān)理消防工程師，能夠及時查閱待審批事項(xiàng)，并快速處理相關(guān)審批業(yè)務(wù)，及時獲取內(nèi)部審批信息;對于乙方工程師，可隨時了解審批進(jìn)展情況，審批通過后獲得手機(jī)端的及時通知提醒，并可進(jìn)行在線短信、電話的催辦。

　　正準(zhǔn)備上線的預(yù)警推送功能，將大大提升審批效率的管控。審批時長什么時候預(yù)警，什么時候超時，每天準(zhǔn)確推送，超時數(shù)據(jù)進(jìn)行留底考核。確保審批人員及時有效地進(jìn)行審批，杜絕惡意的壓單。
 

　　第三，資料以線上為準(zhǔn)，簡化管理，快速結(jié)算

　　消防器材公司在線下管理時有多種單據(jù)，“簽證變更申請單”“消防工程聯(lián)系單”“現(xiàn)場簽證單”等、不同的業(yè)務(wù)選擇不同的單據(jù)需要經(jīng)過不同層級人員的審批，并且過程中無法完全保證編號的唯一性、資料的真實(shí)性。紙質(zhì)資料的來回傳遞、簽字，不但耗時也加大了遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

　　上線協(xié)同平臺后，資料以線上為準(zhǔn)，就完全解決了上述顧慮。

　　系統(tǒng)限制了確保編號唯一、資料線上沉淀、保留審批記錄;只要明確以后的資料都以線上為準(zhǔn)，就不會存在資料中途造假的情況;并且系統(tǒng)會自動根據(jù)業(yè)務(wù)分配不同層級的審批人，確保最終審核資料的有效性。

　　管理臺賬線上導(dǎo)出，直接從系統(tǒng)導(dǎo)出業(yè)務(wù)考核數(shù)據(jù)，不需要考核人員再從線下匯總核對，快速考核。

　　三單變兩單。上線后，“線上流程”申請代替《簽字變更申請單》，《消防工程指令單》代替《簽字變更申請單》，《完工確認(rèn)單》代替《現(xiàn)場簽證單》。

　　因?yàn)橥耆€上化，業(yè)務(wù)可全流程追溯，單據(jù)可以直接從線上進(jìn)行打印，自動獲取審批人的名字、通過時間。不需要再線下找人簽字，直接打印下來蓋章即可確認(rèn)，作為結(jié)算的其中一個依據(jù)。

　　結(jié)果就是，線上有資料就進(jìn)行結(jié)算，沒資料就不予結(jié)算，明明白白，不再存在變更黑洞，為結(jié)算提速!

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　　綜上，消防工程施工單位、項(xiàng)目現(xiàn)場、消防器材公司三方得以成為一個共贏體系。

　　對于消防工程施工單位而言，一是審批過程透明，可隨時查看單據(jù)審批進(jìn)度，方便單據(jù)追蹤;二是方便業(yè)務(wù)平臺交互，減少線下紙質(zhì)交互;三是提高結(jié)算效率，合同結(jié)算數(shù)據(jù)自動匯總，無需反復(fù)核算，避免扯皮，避免在結(jié)算階段補(bǔ)單。

　　對于項(xiàng)目消防工程部而言，一是單據(jù)、文檔管理規(guī)范，不再丟單、壓單，節(jié)約人力，電子化單據(jù)防偽標(biāo)示，有效杜絕惡意造假;二是審批過程透明，隨時查看單據(jù)審批進(jìn)度，方便追蹤，減少溝通成本;三是有效做到事前控制。

　　對于消防器材公司的造價部、成本部而言，一是嚴(yán)格控制簽證，通過工聯(lián)單提前了解簽證內(nèi)容和預(yù)估造價，提前進(jìn)行合理性和成本影響分析;二是提高結(jié)算效率，簽證過程及時確認(rèn)造價，避免結(jié)算階段扯皮;三是加強(qiáng)過程監(jiān)控，有利于及時、真實(shí)、完整地反映成本。

　　對于消防器材公司成本中心而言，即有效監(jiān)控全集團(tuán)業(yè)務(wù)進(jìn)度和成本情況，鏈接工地，為結(jié)算提速!

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